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La gestión del documento electrónico constituye un auténtico cambio de paradigma. Sin embargo, a pesar del protagonismo del documento electrónico en todo el proceso de administración electrónica, no hay normativa que lo contemple en su conjunto. Y antes de este libro tampoco había bibliografía que abordase todos los aspectos relacionados con el mismo. Es por ello que esta obra vino con vocación de cubrir ese espacio, haciendo una aproximación a la materia desde diferentes ángulos disciplinares, como guía de aplicación imprescindible para todos los profesionales vinculados a esta transformación digital.
Dos años después puede afirmarse que la obra ha cumplido con creces sus expectativas. Se ha convertido en un referente para el sector de los archivos, la gestión documental y la administración electrónica.
Para que esto sea así con mayor contundencia, la 2ª edición se enriquece desde su atalaya multidisciplinar con nuevos contenidos relacionados con el mundo del documento electrónico, como la inteligencia artificial, la gestión del dato, la accesibilidad y los casos más avanzados de gestión documental electrónica en la AGE y en administraciones autonómicas y locales en Cataluña, País Vasco, Galicia, Andalucía, Canarias, etc. Un magnífico complemento de su contenido inicial recorriendo el marco administrativo, la gestión, el proceso, las herramientas, la organización, los futuribles, etc.
Con tan ambiciosos objetivos, la obra ha crecido hasta contar en esta 2ª edición con 40 autores de probada y dilatada trayectoria profesional (gestores, archiveros, informáticos y juristas), responsables de 50 artículos y dos anexos (glosario y preguntas frecuentes). Comparten el objetivo de ofrecer una guía que identifica todos los aspectos del documento, los comenta en profundidad y desgrana su aplicación práctica ofreciendo criterios orientativos. En definitiva, el libro de cabecera para todos aquellos profesionales que asumen algún papel protagonista en el proceso de implantación de la administración electrónica.
Gerardo BUSTOS PRETEL (Coordinador)
Subdirector general del Ministerio de Hacienda
Nacho ALAMILLO DOMINGO
Abogado, DEA, CISA, CISM, COBIT 5-f, ITIL V3-f. Director de Astrea La Infopista Jurídica S.L.
Aleida ALCAIDE GARCÍA
Coordinadora de Tecnologías de la Información en el Instituto Nacional de Administración Publica
Miguel A. AMUTIO GÓMEZ
Director de la División de Planificación y Coordinación de Unidades Ciberseguridad. Secretaria General de Administración Digital. Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
Gloria BARCELÓ DEL CAMPO
EJIE. Sociedad Informática del Gobierno Vasco
Carlota BUSTELO RUESTA
Consultora independiente especializada en gestión de la información, los contenidos y los documentos
Pedro CABRERA HERNÁNDEZ
Responsable del Sistema de Gestión Documental y Archivo Electrónico del Ayuntamiento de Tinajo (Lanzarote)
Concepción CAMPOS ACUÑA
Doctora en Derecho y secretaria de Administración Local. Co-directora de Red Localis
Julio CERDÁ DÍAZ
Jefe de Gestión de Información y Transformación Digital en el Ayuntamiento de Arganda del Rey (Madrid)
Borja COLÓN DE CARVAJAL FIBLA
Jefe del Servicio de Administración e Innovación Publica de la Diputación de Castellón
José Ramón CRUZ MUNDET
Profesor titular de Archivística y director del Master en Archivística de la Universidad Carlos III
Alejandro DELGADO GÓMEZ
Responsable de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Cartagena
Alfonso DÍAZ RODRÍGUEZ
Archivero en Gobierno de Asturias. Docente Master Archivística Universidad Carlos III. Miembro del Consejo Editorial TABULA
Joan Carles FAUS MASCARELL
Técnico de procesos y responsable del Archivo Municipal Administrativo del Ayuntamiento de Gandía. Profesor del Master de Gestión de la Documentación e Información a las Empresas de la Universidad de Barcelona
Laura FLORES IGLESIAS
Subdirectora general adjunta de Impulso de la Digitalización de la Administración de la Secretaria General de Administración Digital. Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
Beatriz FRANCO ESPIÑO Jefa de la Unidad Técnica de Planificación y Programación Archivística. Subdirección General de Archivos y Gestión Documental. Comunidad de Madrid. Secretaria del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid
José Luis GARCÍA MARTÍNEZ
Jefe del Área de Archivo y Documento Electrónico. Ministerio de Hacienda
Antonio GONZÁLEZ QUINTANA
Presidente de la Sección de Archivos y Derechos Humanos del Consejo Internacional de Archivos. Presidente de Archiveros Españoles en la Función Pública. Miembro de Archiveros sin Fronteras
Javier HERNÁNDEZ DÍEZ
Subdirector General de Tecnologías y Servicios de Información del Ministerio de la Presidencia, Relaciones con las Cortes y Memoria Democrática
César HERRERO POMBO
Funcionario de Administración local con habilitación de carácter nacional. Secretario del Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna
Joaquim LLANSÓ SANJUAN
Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental. Departamento de Cultura, Deporte y Juventud del Gobierno de Navarra
Rosa MARTÍN REY
Gerencia Territorial del Catastro de Lugo
Alejandro MILLARUELO GÓMEZ
Jefe de Servicio de Almacenamiento y Backup, Oficina de Informática Presupuestaria, Intervención General de la Administración del Estado, MINHAC
Elena MUÑOZ SALINERO
Subdirectora general adjunta de la Secretaria General de Administración Digital. Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
Raimon NUALART MERCADÉ
Cap de servei Consorci AOC. Responsable de Gestió Documental i Arxiu. Generalitat de Cataluña
Josefina OTHEO DE TEJADA BARASOAIN
Subdirectora adjunta en el Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria
Fernando DE PABLO MARTÍN
Secretario general de Administración Digital, del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
Andrés PASTOR BERMÚDEZ
Gerente adjunto en la Gerencia de Informática de la Seguridad Social
Andoni PÉREZ DE LEMA SÁNZ DE VIGUERA
Jefe de Área de Desarrollo de Servicios de Interoperabilidad y Gestión Documental, Oficina de Informática Presupuestaria, Intervención General de la Administración del Estado, MINHAC
Sabela PILLADO QUINTÁNS
Departamento de Administración Electrónica de la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia (AMTEGA)
Luis POMED SÁNCHEZ
Letrado jefe del Servicio de Doctrina Constitucional del Tribunal Constitucional. Profesor de Derecho Administrativo
Gabriel QUIROGA BARRO
Archivo del Reino de Galicia
Fátima RODRÍGUEZ COYA
Archivera del Gobierno del Principado de Asturias, en el Tribunal Superior de Justicia de Asturias. Presidenta de la Asociación de Archiveros y Gestores de Documentos del Principado de Asturias (AAPA)
Manuel RUIZ DEL CORRAL
Subdirector general de Modernización e Innovación de Procesos. Área de Gobierno de Hacienda y Personal del Ayuntamiento de Madrid
Jordi SERRA SERRA
Universidad de Barcelona
Miguel SOLANO GADEA
Investigador especialista en administración electrónica
Joan SOLER JIMÉNEZ
Director del Arxiu Historic de Terrassa. Presidente de l’Associacio d’Arxivers - Gestors de Documents de Catalunya. @Diplomaticat
Álvaro TAPIAS SANCHO
Jefe del Servicio de Procedimientos Administrativos en Organismo Autónomo de Informática del Ayuntamiento de Madrid
Mª Isabel VALIENTE FABERO
Coordinadora del Sistema de Información @rchivA. Junta de Andalucía
Irune ZUMALDE IGARTUA
Archivo General del Gobierno Vasco
PARTE I. MARCO NORMATIVO Y ADMINISTRATIVO DEL DOCUMENTOELECTRÓNICO
1. ¿Cómo aplicar la normativa dispersa sobre gestión del documentoelectrónico?
2. El documento electrónico en el centro del mundo digital
3. El expediente administrativo y la idea de grupo
4. El archivo electrónico único es una idea digital
PARTE II. GESTIÓN DEL DOCUMENTO
5. El material hace al documento: entre la arcilla y la electrónica
6. Política de gestión de documentos-e, los planos de la casa
7. Los metadatos en la gestión de documentos
8. El documento electrónico y sus interacciones normativas (I). Laprotección de datos en el RGPD
9. El documento electrónico y sus interacciones normativas (II). Accesoa la información, transparencia y garantías
10. La seguridad del documento
11. De la gestión documental a la gobernanza de la información: elcuarto pilar del gobierno abierto
12. El documento electrónico accesible para todos
13. El documento electrónico en la administración de justicia
14. Ante los nuevos modelos de reingeniería documental
15. Inteligencia artificial y automatización en la gestión documental
PARTE III. PROCESOS DEL DOCUMENTO
16. El registro único y la asistencia al ciudadano en materia de registros
17. La normalización de la forma y tipo de documentos en la tramitaciónadministrativa electrónica
18. Digitalización
19. Derechos documentales en la nueva ley de procedimiento administrativocomún. La copia auténtica
20. Captura del documento
21. El proceso de clasificación de documentos: formalización y mantenimiento
22. La firma en los procesos de gestión del documento electrónico
23. La calificación de documentos electrónicos, ¿más allá de la valoraciónde documentos?
24. La clasificación como proceso para la gestión de documentoselectrónicos
25. La conservación en el curso del tiempo de documentos digitales:posibilidades, herramientas y retos
26. Gestión documental datificada
27. Reutilización de documentos del sector público
28. Eliminación segura de documentos electrónicos
PARTE IV. HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO
29. La interoperabilidad del documento electrónico. Retos y escenarios
30. El archivo electrónico: principios funcionales y técnicos para sudiseño
31. El Repositorio: donde viven los documentos electrónicos
32. La digitalización del registro como paradigma de la nueva administraciónpública
33. Punto de Acceso general y carpeta ciudadana
34. Plataforma de intermediación
35. Los instrumentos de firma, sello y certificación
PARTE V. SOLUCIONES DE ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL
36. Archive como solución de archivo electrónico para todas las AAPP
37. iARXIU como solución de archivo electrónico en Cataluña
38. DOKUSI: Sistema integral de gestión documental del Sector Públicode la Comunidad Autónoma de Euskadi
39. ARPAD: El proyecto de archivo electrónico de Galicia
40. El Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía:@rchivA
41. Modelo de archivo en la nube, en Tinajo (Lanzarote)
PARTE VI. COLATERALES DEL DOCUMENTO
42. Conservación a largo plazo de bases de datos
43. Conservación a largo plazo de mensajes de correo electrónico
44. Formatos especiales
45. El documento electrónico y sus soportes
PARTE VII. ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
46. Transformación digital de los modelos nacionales de gestión dedocumentos
47. El entorno europeo del documento
48. ¿Dónde colocamos al máximo responsable del documento electrónico?
49. La gestión documental como premisa de la administración digital.Bases legales
50. Documentos electrónicos sin fronteras para la defensa de los DerechosHumanos
ANEXOS
I. Preguntas frecuentes
II. Glosario de términos y conceptos relativos a documento,expediente y archivo electrónicos
